Oggi vi propongo la traduzione dell'articolo scritto da Sachin Rekhi CEO e founder di Notejoy un'app di appunti per lavorare in modo collaborativo tra team. L'articolo si intitola: A Leader's Guide to Implementing OKRs in cui raccoglie in diversi punti la sua personale visione di una perfetta implementazione OKR.
Eccola qui 👇
Sono fermamente convinto che gli OKR, framework per la definizione degli obiettivi inventato da Intel e reso popolare da Google e John Doerr, possano essere uno strumento di leadership altamente efficace per un team di qualsiasi dimensione. Se utilizzati bene, aiutano a guidare la concentrazione, l'allineamento, la responsabilità e l'orientamento ai risultati in tutta l'organizzazione. Tuttavia, troppo spesso, gli OKR vengono implementati in modo inadeguato, con il risultato che i benefici promessi non vengono mai realizzati. Dopo aver trascorso gli ultimi 8 anni a implementare gli OKR presso grandi organizzazioni come LinkedIn e piccole startup come Notejoy, volevo condividere ciò che ho imparato ad apprezzare e che è necessario per sviluppare un programma OKR efficace.
Scrivere OKR efficaci
Inizia definendo ciascuno dei tuoi obiettivi. Un obiettivo descrive in dettaglio ciò che speri di ottenere con una data iniziativa. I grandi obiettivi sono significativi, concreti, limitati, orientati all'azione e stimolanti.
Esempi di obiettivi:
- Avvia un pulsante di modifica
- Ridisegna la pagina di profilo
- Crea il miglior browser web al mondo
- Avvia un flusso di registrazione riprogettato che riduce il numero di passaggi
Si definiscono quindi uno o più risultati chiave associati a ciascun obiettivo. Un risultato chiave definisce un'espressione numerica di successo o progresso verso un obiettivo. I grandi risultati chiave sono specifici, limitati nel tempo, misurabili e verificabili.
Esempi chiave di risultati:
- Aumenta del 20% gli utenti attivi settimanali
- Ottieni 20 milioni di utenti attivati
- Avvia la nuova funzionalità entro il 31/7
- Conduci 50 interviste ai clienti
Misura gli Outcomes, non gli Output
I risultati chiave più preziosi misurano risultati significativi per l'utente o per l'azienda anziché semplicemente l'output del proprio lavoro. Ad esempio, "pubblica 15 post del blog" è un risultato chiave utile, ma vorresti anche abbinarlo a un risultato chiave che parli di ciò che speri di ottenere dalla pubblicazione di questi post del blog. Ad esempio, "aggiungi 1000 nuovi iscritti", "raggiungi 10.000 visualizzazioni di pagina mensili".
La vera criticità è che quando esamini i tuoi OKR alla fine del trimestre, sarai in grado di riflettere non solo sul fatto che hai ottenuto l'output che stavi cercando (i 15 post del blog), ma se quell'output ha effettivamente generato il risultato atteso. E se non lo fa, puoi avere una discussione significativa sui modi per migliorare la qualità dell'output per generare risultati migliori in futuro o decidere se questa iniziativa è utile anche per raggiungere i risultati dichiarati. È questa riflessione che avviene durante la revisione degli OKR che aiuta a calibrare quali iniziative di fatto ti avvicinano ai risultati previsti e quindi aiutano a costruire l'intuizione del tuo team.
Come altro esempio, le persone spesso avranno un risultato chiave come "funzione di lancio entro 7/31". Anche se questo è un risultato utile da ottenere, dovrebbe essere associato a un risultato che sia durevole. Come prevedi che questa funzione avrà un impatto sugli utenti? Forse dovrebbe "aumentare la fidelizzazione D7 del 5%" o "aumentare del 10% gli utenti attivi settimanali" o "ridurre l'abbandono mensile del 15%".
Il motivo per cui i team spesso includono solo risultati chiave orientati all'output invece di risultati chiave orientati all'outcome è che questi ultimi sono più difficili da stimare . La chiave è accettare di sbagliare spesso e solamente con il tempo migliorare.
OKR trimestrali
Ho visto team definire nuovi OKR ogni mese, ogni trimestre o ogni anno. Ho scoperto che gli OKR trimestrali danno i risultati migliori. Gli OKR annuali sono troppo poco frequenti e rallentano notevolmente il tuo ciclo di apprendimento a causa delle poche riunioni di ridefinizione. Allo stesso tempo, l'implementazione di un programma OKR introduce un sovraccarico. Quindi anche una definizione mensile non è adatta e e spesso poco utile poiché raramente sarai così veloce da vedere i tuoi progressi in così poco tempo. Ecco perché ho sempre implementato gli OKR trimestrali, in modo da avere la possibilità di aggiornare e riflettere sugli OKR abbastanza spesso, dando alle tue iniziative abbastanza tempo per ottenere effettivamente risultati chiave significativi.
3-5 OKR
Qualsiasi squadra all'interno di un'organizzazione è poco focalizzata avendo più di 3-5 OKR. Parte del valore degli OKR è creare focus all'interno di un dato team. Ciò è possibile solo se si effettua il duro compromesso tra quali OKR includere e quali escludere. Tieni presente che gli OKR non sono una rappresentazione dell'intera roadmap del prodotto, che spesso è più lunga. Rappresentano semplicemente le prime 3-5 iniziative che è fondamentale realizzare. Alcune persone cercano di portarlo all'estremo e hanno solo 1 OKR su cui si concentra l'intera squadra. Ho trovato che ciò sia troppo semplicistico nella pratica poiché qualsiasi azienda in corso ha almeno diverse iniziative su cui fare progressi in un dato trimestre.
Revisione
Uno dei vantaggi più importanti degli OKR è la loro capacità di guidare l'allineamento, in particolare tra i team interfunzionali. Tuttavia, per ottenere questo vantaggio, l'allineamento deve essere integrato nel processo. Ho scoperto che il modo migliore per farlo è che tutti i team pubblichino bozze di OKR e quindi consentano un periodo di una settimana per la revisione e il feedback. Durante questo periodo di revisione, è importante che ogni team verifichi eventuali OKR dipendenti da altri team in modo da renderli una priorità. Ad esempio, se il team del prodotto ha un OKR per lanciare una funzionalità questo trimestre, ti consigliamo di assicurarti che anche il team di marketing del prodotto abbia un OKR per supportarne il lancio. Oppure, se il team di prodotto sta pianificando di mettere insieme una specifica per un nuovo prodotto, ti consigliamo di assicurarti che il team di ricerca UX abbia un OKR per supportare eventuali requisiti di ricerca degli utenti necessari.
Linee guida coerenti
È importante stabilire un'unica linea guida di punteggio coerente in tutto il team in modo che chiunque possa assegnare punteggi OKR in modo affidabile e quindi le definizioni siano coerenti e chiare.
Mi piace utilizzare la seguente linea guida per il punteggio basata sul raggiungimento dei risultati chiave di ogni OKR:
Verde = 100% + raggiunto
Giallo> = 70% raggiunto
Rosso <70% raggiunto
Le specifiche linee guida per il punteggio non sono importanti quanto garantire la coerenza in tutta l'organizzazione. Quindi sentiti libero di modificare queste linee guida in base a ciò che funziona meglio per il modo in cui hai definito i risultati chiave.
Impostazione delle aspettative
È importante stabilire aspettative chiare con l'intero team sugli OKR sin dall'inizio. Mi piace importare l'aspettativa che gli OKR debbano essere estendibili, ambiziosi e aggressivi. Dovremmo concentrarci su ciò che idealmente vorremmo ottenere. Quindi questo significa che considero un successo assoluto se in un dato trimestre tutti i nostri OKR sono "gialli" perché significa che abbiamo raggiunto il 70% dei nostri obiettivi ambiziosi su tutti gli obiettivi. In effetti, se tutto è verde, direi alla squadra che non abbiamo definito obiettivi abbastanza ambiziosi. È altrettanto importante dire al team che gli OKR non hanno una correlazione diretta con le promozioni o la performace review. Sebbene siano certamente un input, ci sono tutta una serie di altri fattori che li riguardano. Questo è importante perché se le persone sentono che le loro prestazioni OKR influenzeranno le loro valutazioni personali, finiranno per impostare risultati chiave semplici per assicurarsi di raggiungerli sempre, il che impedisce di sviluppare obiettivi ambiziosi.
OKR personali
Per molte squadre, è sufficiente impostare semplicemente gli OKR di squadra. Ma ho anche visto gli OKR applicati fino al livello individuale. In questo caso, non solo la squadra avrà una serie di OKR, ma ogni individuo avrà i propri. I loro OKR personali probabilmente includono un sottoinsieme degli OKR della squadra per i quali hanno la responsabilità diretta, ma spesso includono anche alcuni OKR personali che non compaiono negli OKR della squadra. Ho visto altri team usarli come un metodo per tracciare lo sviluppo personale e gli obiettivi di carriera.
Direi che se il tuo team utilizza per la prima volta gli OKR, inizia semplicemente con gli OKR del team condivisi. Se il tuo team è piccolo puoi scegliere di non perseguire mai OKR personali. Ad esempio, noi in Notejoy non abbiamo OKR personali.
Revisione degli OKR
Probabilmente l'aspetto più importante, ma spesso trascurato, dell'implementazione di un sistema OKR di successo è investire molto nelle revisioni di fine trimestre. Il primo passo è decidere i tuoi OKR e assicurarti che tutti siano d'accordo. Impostare risultati chiave metrici chiaramente definiti e una linea guida di punteggio coerente.
Ora inizia la parte più importante, che è riflettere sul motivo per cui hai raggiunto o meno ogni risultato chiave. Potresti scoprire che la tua previsione era sbagliata, anche se l'iniziativa creata è un successo. Questa è una visione davvero utile per il prossimo trimestre. Ci sono cose che potresti fare il prossimo trimestre per raggiungere i risultati desiderati?
Le intuizioni che derivano da una revisione OKR dovrebbero influenzare direttamente gli OKR del trimestre successivo e creare opportunità per miglioramenti dei processi in tutto il tuo team. Queste revisioni sono in momento in cui avviene effettivamente l'apprendimento.
Superare gli svantaggi degli OKR
Sebbene gli OKR siano uno strumento potente, presentano alcuni svantaggi che devono essere compresi e affrontati.
Gli OKR, dal modo in cui vengono definiti i risultati chiave, si concentrano sul miglioramento di ciò che è possibile misurare esplicitamente. In generale, questa è una buona cosa perché la maggior parte delle organizzazioni può beneficiare di un orientamento alle metriche molto più forte. Tuttavia, ci sono spesso elementi dell'esperienza utente, del marchio e del business che non possono essere facilmente misurati e quindi finiscono per non essere ottimizzati. A volte puoi essere creativo con le metriche dei risultati per trovare quelle migliori che raggiungano alcuni di questi aspetti meno tangibili della tua attività. Ad alcune persone piace utilizzare NPS (net Promoter Score), ad esempio, per calcolare la soddisfazione dei clienti. Quindi vale la pena fare un brainstorming se esistono misure migliori. Ma anche allora, ci sono una varietà di aspetti che non possono mai essere misurati esplicitamente. La soluzione per questo è certamente al di fuori del sistema OKR.
L'attenzione trimestrale sulla definizione e il raggiungimento di risultati chiave può anche portare a una tendenza del team verso una mentalità a breve termine. Sebbene ciò sia vantaggioso e contribuisce ad avere una rapida esecuzione, alcune delle iniziative più importanti sono di lungo termine e richiedono più di un trimestre per essere realizzate. Il processo OKR potrebbe cambiare queste iniziative rischiando di non dare loro lo spazio di cui hanno bisogno. Uno dei modi in cui mi piace risolvere questo problema è chiamare esplicitamente le iniziative come fondamentali, strategiche o di impresa. Le iniziative principali supportano la quotidianità della tua attività. Le iniziative strategiche sono nuovi prodotti e iniziative adiacenti al tuo core business. E le iniziative di rischio sono opportunità completamente nuove che stai cercando di perseguire ed hanno un rischio più elevato. Rinominare esplicitamente iniziative in ciascuna di queste categorie consente di impostare aspettative appropriate con il team su quali sono le reali tempistiche per valutare queste iniziative e impostare i risultati chiave di conseguenza.
Un altro svantaggio degli OKR è che si concentrano esplicitamente sui risultati che stai cercando di ottenere, ma non presta troppa attenzione al processo per raggiungere tali risultati. Uno dei miei libri preferiti, The Score Takes Care of Itself di Bill Walsh, mi ha insegnato che una fissazione eccessiva sui risultati è raramente il modo migliore per raggiungere la grandezza. Invece è necessario ottimizzare il processo stesso di esecuzione di ciascuna iniziativa, che Bill Walsh definisce "concentrarsi sugli input". Questo è del tutto vero e gli stessi OKR non forniscono alcuna soluzione per questo. Detto questo, non credo che ciò significhi che dobbiamo abbandonare completamente gli OKR. Invece, dobbiamo integrare gli OKR con strumenti aggiuntivi più focalizzati sul miglioramento della qualità del nostro lavoro. I grandi team migliorano costantemente il modo in cui esplorano, analizzano le metriche, definiscono la loro roadmap, eseguono gli sprint e molto altro ancora.
Spero che queste migliori pratiche ti consentano di creare un programma OKR altamente efficace all'interno del tuo team, consentendo al tuo team di raggiungere nuovi traguardi in termini di concentrazione, allineamento, responsabilità e orientamento ai risultati.
