L'articolo della settimana dal Riskblog parla di come scegliere lo strumento giusto per inserire gli OKR in azienda e nella vita personale.
Per avere successo è fondamentale scegliere lo strumento giusto.
Le aziende che usano gli OKR come sistema di gestione per obiettivi si dividono in 2 categorie:
- quelle che usano gli OKR tool, cioè software specifici per tenere traccia e assegnare gli OKR
- quelle che usano Excel
La scelta, al contrario di come si potrebbe pensare, non è solo dettata dalle dimensioni dell'azienda.
Come sempre, Excel è un ottimo strumento per iniziare anche se - ovviamente - pecca in scalabilità e analisi dati.
Ma quali sono le grandi differenze e quale dovresti scegliere per la tua realtà?
Il metodo è importante
Gli OKR sono uno strumento di coinvolgimento e allineamento del team attorno ad un Obiettivo specifico, condiviso e ambizioso. Per questo motivo è fondamentale avere il giusto sistema e processi di gestione per avere successo in modo da costruire abitudini positive e una mentalità orientata all'innovazione e alla gestione del rischio.
Con il giusto sistema e la corretta cultura, lo strumento passa in secondo piano 📌
Come sempre uno strumento più performante consente di efficientare il processo e sfruttare al 100% l'enorme potenzialità di un sistema di gestione OKR. Tuttavia non è lo strumento che fa la differenza tra un'azienda che migliora velocemente e una che rimane ferma perché:
- se il sistema funziona, l'azienda migliora anche senza lo strumento perfetto 💡
- se il sistema non funziona, non esiste il giusto tool 😉
📍Il consiglio è quindi sempre quello di creare il proprio Sistema OKR, con un solido metodo e inserendo processi standard. Una volta fatto, lo strumento può essere cambiato con un paio di click.
Quali sono le alternative?
Ovviamente quando si parla di Excel ci si riferisce indistintamente a tutti i fogli di calcolo e programmi similari (Google Sheet, Notion ma anche Word).
Dall'altra parte c'è invece l'intero ecosistema degli OKR tools costellato ogni giorno da nuovi software in cloud per la gestione degli OKR che nascono nel Mondo (l'unico 100% italiano, però, rimane RiskHub 😃).
Il loro obiettivo -in teoria - è quello di fornire un'interfaccia utente intuitiva e facilitata per gestire OKR su piccola o larga scala.
I vantaggi di Excel ✅
Il primo vantaggio è anche più grande, cioè che non c'è bisogno di imparare un nuovo software.
Il secondo, ovviamente, è che Excel è gratuito.
Con Excel, ogni organizzazione potrebbe inserire un intero Sistema di Gestione per Obiettivi in grado di:
- farla migliorare nel tempo alla massima velocità 🚀
- motivare tutte le sue persone 💪
- trovare soluzioni strategiche in ogni situazione 💡
I vantaggi di un OKR tool🎯
Perché utilizzare un software specificatamente costruito per gestire OKR ha indubbiamente dei vantaggi:
- il sistema di gestione stabilito nel Software viene facilitato dall'esperienza utente 🌟
- i software specifici possono permettersi calcoli più complessi sui target numerici 🧮
- si possono mettere in connessione decine, centinaia o migliaia di team tra loro - interni ed esterni all'azienda 👯
Excel è per la strategia, un OKR tool può spingersi a guidare l'esecuzione 📌
Altri vantaggi dell'utilizzo di un OKR tool 👇
1. Interfaccia grafica facilitata 🛣️
I fogli di calcolo non nascono per gestire gli OKR e l'interfaccia grafica non guida il nostro cervello a ragionare per Obiettivi Sfidanti.
Un OKR tool, al contrario, è stato costruito apposta per creare, gestire e monitorare gli Obiettivi dell'azienda e dovrebbe facilitare il compito. Purtroppo essendo un mercato nuovo e in rapida espansione, sul mercato si trovano ancora pochi prodotti con qualità soddisfacente.
2. Analisi dati avanzata 💎
In genere, quando le organizzazioni gestiscono gli OKR in fogli di calcolo, si limitano a stabilire la % di OKR raggiunta a fine periodo (pratica metodologicamente sbagliata). Ogni software è invece dotato di capacità di calcolo superiori e, soprattutto, senza dover far intervenire l'utente sui calcoli. Ciò offre l'opportunità di lavorare con molti più indicatori numerici usando anche i KPI oltre agli OKR.
3. Aggiornamento garantito🏃
Ricordarsi di aggiornare le metriche nei fogli di calcolo può essere complesso perché non sono provvisti di alert. Quando invece è il momento di analizzare i propri risultati, un OKR tool può:
- inviare notifiche sul cellulare 📳
- mandare una mail all'assegnatario 📨
- inviare ai responsabili una notifica di mancato allineamento ⏰
4. Aumentare il coinvolgimento grazie all'esperienza utente 🎲
I software di oggi sono costruiti sull'esperienza utente che viene analizzata con indicatori numerici e migliorata costantemente. Un OKR tool migliora l'esperienza utente nel tempo, Excel no. Una migliore esperienza utente significa:
- feedback migliori e più tempestivi 🛎️
- coinvolgimento e collaborazione migliore tra le persone 👩❤️👨
- obiettivi raggiunti più facilmente 🎯
5. Velocità di reporting 🤸
Un problema comune con i fogli di calcolo è la lentezza nel momento di reporting, che viene spesso gestita a cascata. Un OKR tool può invece permettersi un meccanismo di allineamento asincrono che consente di non avere rallentamenti in fase di reporting, grazie ai meccanismi di connessione tra diversi team.
