Questa settimana dal blog di RiskHub condivido con voi l'articolo intitolato: Che differenza c'è tra OKR e KPI.
<<Se decido di inserire un sistema OKR, devo scordare i KPI?>> 🙅♂️
Spesso chi decide di iniziare ad utilizzare framework OKR si pone questa domanda, che nasce dall'errata concezione che i Key Results (la parte numerica degli OKR) siano alternativi rispetto ai KPI.
Non è così.
OKR e KPI andrebbero sempre utilizzati insieme:
OKR e KPI sono due elementi distinti della Strategia: i primi definiscono gli Obiettivi da raggiungere, i secondi i singoli fattori da controllare per riuscirci.
Tutti i team dovrebbero iniziare a sviluppare strategie basandosi sui dati e diventando più data-driven.
Per farlo ha bisogno di:
- capire quali sono gli indicatori numerici da monitorare
- stabilire il ruolo di ogni loro indicatore
Esistono due tipi di numeri usati in ogni strategia:
-gli indicatori di Obiettivo 👉 sono quei pochi numeri che ci fanno capire se stiamo raggiungendo risultati effettivi, cioè se ci stiamo avvicinando ai nostri obiettivi (Key Results)
-gli indicatori di Rischio 👉 sono tutti gli altri numeri da guardare per capire se sta procedendo tutto per il meglio nei singoli fattori, e dove possiamo migliorare (KPI)
Gli OKR cosa sono e a cosa servono
Gli OKR sono il modo migliore di definire un obiettivo.
Ogni obiettivo deve essere composto da due parti:
-O significa Objective, una frase che spiega il concetto che si vuole raggiungere
-KR significa Key Result, cioè un indicatore numerico utile a misurare il nostro andamento nel tempo.
Il KR è la parte numerica composta da:
-un indicatore (ad esempio il numero di utenti) 🔢
-una data di scadenza (ad esempio il 31/12) 📅
-un target numerico da raggiungere (ad esempio 20) 🎯
Il Key Result ha il compito di fornire una direzione e non una soglia con cui valutare le persone.
Un altro vantaggio è quello di semplificare e focalizzare: meno sono, meglio è: 1 o 2 per ogni team bastano.
Quando gli OKR sono pochi, tutti sono più focalizzati su ciò che conta davvero 🎯
KPI cosa sono e come usarli
I KPI sono Indicatori di Rischio: numeriche guardiamo per comprendere se si stanno verificando problemi nella nostra strategia o se - come si spera - tutto sta procedendo per il meglio.
I KPI sono tutti i numeri necessari a monitorare le varie sfaccettature della strategia.
Ogni volta che si inserisce nella propria dashboard un KPI da monitorare, il team dovrebbe sapere perché si sta monitorando quell'indicatore e quale soglia di allerta è stata impostata: per farlo serve collegare il numero ad un concetto ben definito.
Un modo semplice per farlo è definire quel concetto sotto forma di Rischio.
Un Rischio è il motivo che ci spinge a misurare un KPI, perché senza questa spiegazione il team finirà:
-per guardare troppi KPI e (in sostanza) non usarne nessuno 🤒
-per creare confusione e prendere scelte sbagliate 😕
Numero target (OKR) vs Soglia di allerta (KPI)
Per avere un buon sistema OKR servono pochi Key Results e molti KPI.
I KPI hanno il ruolo di monitorare tutti i fattori che porteranno il team al raggiungimento del proprio Obiettivo Chiave (OKR), descritto dal target di obiettivo.
I KPI formano così un sistema di allerta che tiene sotto controllo tutti i rischi 🔔
Ricavare il rischio dai KPI è semplice, basta chiedersi: <<perché ci interessa guardare questo numero?>>.
Ogni KPI, a differenza dei KR, è composto da due soli elementi:
-un indicatore (ad esempio il numero di utenti) 🔢
-un valore soglia (ad esempio 20) 🎯
Significa che nei KPI non si trova nessuna data e il numero rappresenta una soglia di allerta 👉 se quel valore entra in allerta (rosso) si dovrà modificare la strategia.
Quando misurarli?
La frequenza di misurazione è diversa:
E' dannoso misurare gli OKR troppo di frequente perché spinge a cambiare strategia senza motivo e precocemente considerando erroneamente poco efficaci delle iniziative che - semplicemente - non hanno ancora avuto il tempo di mostrare i loro effetti.
Al contrario, più spesso vengono misurati i KPI e meglio è: per questo sono spesso monitorati in modo automatico e quotidiano per assicurarsi che nessun fattore di rischio esca mai dalla propria soglia di allerta.
KPI e OKR come connettori tra team
OKR e KPI insieme formano una coppia fantastica.
Mantengono in vista tutte le priorità e monitorano i fattori da cui dipende l'obiettivo inoltre danno la possibilità di collegare diversi team all'interno di un unico sistema di gestione per obiettivi.
Con gli indicatori numerici i team si connettono e allineano i propri obiettivi scongiurando possibili incomprensioni:
-un indicatore può essere utilizzato dal Team A come Key Result (aggiungendo target e data)
-e allo stesso tempo dal Team B come KPI (aggiungendo una soglia di allerta).
Così facendo si riesce a creare un meccanismo di allineamento tra due o più team.
Usando OKR e KPI insieme, in altre parole, l'organizzazione comprende e anticipa eventuali disallineamenti di strategie tra team
Ecco un esempio:
Se il Team di Management, per rispettare i suoi obiettivi di marginalità mensile (KR) necessita di un fatturato mensile superiore a 60.000€ (KPI), ma il Team Commerciale ha definito come proprio obiettivo un valore di fatturato pari a 50.000€ (KR), significa che i due team sono disallineati.
In questo caso il Sistema OKR dovrà allertarci e:
-i due Team si potranno confrontare per arrivare ad un compromesso🤝
-il compromesso comporta un ri-allineamento delle loro strategie 🚀
-tutto potrà procedere senza ostacoli o incomprensioni ❤️
Le principali differenze tra OKR e KPI
Ecco uno schema riassuntivo delle principali differenze tra KR e KPI:
Con l'introduzione di un sistema come questo l'organizzazione si assicura l'allineamento, la motivazione e la consapevolezza degli obiettivi così come della mission aziendale.
KR e KPI usati insieme, oltretutto, formano un sistema di allineamento asincrono che non compone alcun meccanismo di imposizione dall'alto di obiettivi né la necessità di contrattazioni ad ogni loro definizione.
E tutto diventa più semplice da gestire.
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